Projekte

Die Projektorganisation ist verantwortlich für die finanzielle und organisatorische Abwicklung aller studentischen Projekte. Auf dieser Seite findet ihr alle relevanten Informationen, die ihr für die Durchführung eurer Projekte benötigt.

PROJEKTANMELDUNG

PROJEKTANMELDUNG

Voraussetzung einer jeden Anmeldung ist die Kenntnis der Projektordnung.
Ein Projekt, das kein Equipment aus der Geräteausleihe benötigt, wird spätestens 3 Wochen vor Projektbeginn in folgender Reihenfolge angemeldet:

Durch Unterschrift stimmt der Betreuer der Beschreibung des Projektes zu. Die Projektbeschreibung soll eine aussagekräftige Inhaltsbeschreibung und Angaben über die technische und verfahrensmäßige Realisation enthalten.

Die Projektbeschreibung und eine Kalkulation, die alle im Projekt anfallenden Kosten enthält, wird der Projektorganisation vorgelegt und dort besprochen. Eine Kalkulationsvorlage für komplexe Filmprojekte ist in der Projektorganisation erhältlich.

Die Projektorganisation entscheidet, ob eine technische Beratung notwendig ist und vergibt gegebenfalls einen Termin für die "technische Sitzung". In diesen Fällen wird das vom zuständigen Techniker ausgedruckte und unterzeichnete "Technikblatt" der Projektorganisation eingereicht.

Die Projektorganisation benachrichtigt die Studierenden, sobald der Projektvertrag zur Unterzeichnung bereit liegt.

Erst mit Unterschrift der Mittelbewirtschafterin Elke Feist ist der Projektvertrag geschlossen und das Projekt angemeldet. Erst jetzt steht das kalkulierte Projektgeld zur Verfügung.

Der Studierende holt sein Projektvertragsexemplar in der Projektorganisation ab.


Bei Projekten, die Equipment aus der Geräteausleihe benötigen, muss berücksichtigt werden, dass der Projektanmeldevorgang, je nachdem wie groß der Bedarf an Geräten ist, bis zu drei Monaten vor dem Ausleihmonat mit einer formlosen Anmeldung des Gerätebedarfs in der Projektorganisation beginnt. (siehe Beiblatt "Neuorganisation der Gerätebuchung", z.Z nur in der Projektorganisation erhältlich)

PROJEKTDURCHFÜHRUNG

PROJEKTDURCHFÜHRUNG

Bei der Durchführung der Projekte gibt es einige Themenbereiche, die relevant werden können.

Rechteklärung

Der Studierende ist bei der Projektdurchführung für die Klärung aller Fremdrechte verantwortlich. Die entsprechenden Formulare  (für filmische Projekte) sollen von den Studierenden im Vorfeld eingesehen werden.

Eine Orientierungsberatung bei filmischen Projekten bietet Daniel Sondermann (Bereich Presse- und Öffentlichkeit) alle zwei Wochen in Gruppenterminen an. Hier geht es vorrangig darum, die Teilnehmer auf die Notwendigkeit einer Fremdmaterialliste und der Selbsterklärung aufmerksam zu machen, die Fremdmateriallisten und Selbsterklärung auszuhändigen und erste Hinweise hierfür zu geben. Es wird kurz über allgemeine Begriffe, wie Verlag, Label und GEMA gesprochen.

Nur Studierende filmische Projekte / Kunstprojekte, die filmisch dokumentiert werden

Im Rahmen der Projektberatung bei Petra Clemens, Rüdiger Dill oder Susanne Ritter werden der Vertragskatalog und die Kalkulation besprochen.
Erst nach erfolgter Beratung wird von der Projektorganisation ein Termin für die technische Sitzung vergeben.
Nach erfolgtem Dreh müssen die Rechte von fremdem Bild- und Musikmaterial vertraglich geklärt und vom Betreuer genehmigt werden. Bei Vorlage dieser Genehmigung in der Technikabteilung kann der Studierende die Tonmischung und den Feinschnitt des Films durchführen.


Beschaffung

Die im Rahmen der Projekte anfallenden Beschaffungen (z. B. Requisite, Geräte, Dienstleistungen wie Programmierarbeiten, Fahrzeuganmietung) sind mit der Projektorganisation, allen voran Patricia Kaschuba und Stephan Sarasi, im Vorfeld zu besprechen und das weitere Vorgehen in der Umsetzung festzulegen.

In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass alle Anschaffungen, die mit Mitteln der KHM getätigt wurden und nicht verbraucht, verbaut oder durch Nutzung ihren Wert verloren haben, im Eigentum des Landes NRW bleiben und daher in der Projektorganisation abzugeben sind.


Erstattung

ACHTUNG! Seit 01.09.2015 ist die Angabe der Adresse im Erstattungsantrag dringend erforderlich!

Ausgaben, die unabhängig von einer Handkasse für ein Projekt verauslagt wurden, werden nur im Rahmen der genehmigten Kalkulation sowie zur Verfügung stehenden Projektmitteln erstattet. Bei elektronischen Rechnungen ist der jeweilige schriftliche Zahlungsnachweis erforderlich.
Merkblatt Abrechnung


Handkasse

Kann für Kleinausgaben während der Produktion beantragt werden, die in bar zu leisten sind. Alle Ausgaben, deren Kosten der KHM direkt in Rechnung gestellt oder die von der KHM nicht direkt bezahlt werden können (z. B. Gagen & genehmigte Honorare), dürfen nicht aus der Handkasse bezahlt werden.

Die Auszahlung einer Handkasse ist formlos in der Projektorganisation per Mail rechtzeitig, d. h. zwei Wochen vorher zu beantragen.

Der Handkassenantrag ist als Musterformular hier abrufbar und muss folgende Angaben enthalten

  • Name
  • Adresse
  • Projektnummer & Projekttitel
  • Höhe der Handkasse
  • Verwendungszweck
  • Bankverbindung

Eine weitere Handkasse kann erst nach Abrechnung der ersten ausgezahlt werden.

Leitfaden Erstattungs- / Handkassenabrechnung

ACHTUNG! Ab 01.09.2015 ist die Angabe der Adresse im Handkassenantrag dringend erforderlich!


Buchungen

Buchung von technischem Equipment ist erst nach der technischen Sitzung mit der dort vergebenen Projektnummer möglich. Erst nach Anmeldung des Projektes dürfen die Geräte ausgeliehen und benutzt werden. Gerätebuchungstermine sind bei Christian Turner vereinbar.


Projektkonto

Die sogenannte Haushaltsüberwachungsliste (HÜL) kann jederzeit zur Überprüfung des Projektkontenstandes und der erfolgten Abbuchungen bei der Projektverwaltung eingesehen werden. Hiervon sollte regelmäßig Gebrauch gemacht werden, da die Budgetverantwortlichkeit insbesondere bei den jeweiligen Studierenden liegt.


Fahrkostenerstattung

Fahrtkosten können grundsätzlich nur in der kalkulierten Höhe vergütet werden. In der Regel werden die notwendigen Kosten auf der Basis öffentlicher Verkehrsmittel (2. Klasse) ersetzt.

Wegstrecken mit privatem Kraftfahrzeug werden grundsätzlich nur dann erstattet, wenn triftige Gründe vorliegen (z. B. Transport von mehreren Personen oder Gepäck) und die Wegstrecke zuvor schriftlich angekündigt und in der Kalkulation bestätigt wurde.

Die von einem Mietwagen verbrauchten Benzinkosten werden nur erstattet, wenn die gefahrenen Strecken im Fahrtenblatt dokumentiert sind.

Taxikosten sind nur im Ausnahmefall erstattungsfähig, wenn sie nachweislich jeweils die kostengünstigste Fahrtmöglichkeit darstellen.


Fahrten mit Bahn, Flugzeug, Fernbus, Mitfahrgelegenheit usw. müssen durch entsprechende Buchungsbelege / Tickets nachgewiesen und im Formular Reisekostenübersicht dokumentiert werden.


Catering

Kosten für die Verpflegung der Mitarbeiter können bei einer Arbeitszeit von 8 bis 11 Std Dreh mit 6 € / Tag und bei mehr als 11 Std Dreh mit 12 € / Tag pro Person erstattet werden. Dazu ist der Kassenbeleg oder eine Rechnung und der sogenannte Cateringbeleg, der pro Mitarbeiter unterschrieben wird, in der Projektorganisation abzugeben. Für Studierende, Lehrende und weitere Angehörige der Hochschule sind Kostenerstattungen nicht möglich.


Übernachtung

Bei mehrtägigen Reisen außerhalb Kölns können grundsätzlich Übernachtungskosten übernommen werden. Diese sind so gering wie möglich zu halten. In erster Linie richtet sich der erstattungsfähige Betrag an der zuvor genehmigten Kalkulation. Für weitere Informationen steht die Projektorganisation zur Verfügung.


Spenden

Eine Geldspende ist eine Zuwendung, die von einem Dritten in Form einer Geldleistung ohne Gegenleistung erfolgt. Eine Spendenbescheinigung kann von der Kunsthochschule nur für Projekte ausgestellt werden, die keine Auftrags- oder Koproduktionen sind. In jedem Fall ist das Haushaltssachgebiet 21 (Frau Brenneiser) zu befragen.


Versicherung

Über alle Versicherungsfragen muss sich der Studierende in der Projektorganisation informieren.


Zollpassierscheinheft (Carnet)

Equipment, das außerhalb der EU mitgenommen wird, muss verzollt werden. Damit es schneller geht, stellt die Industrie- und Handelskammer Köln sog. Carnets aus. Weitere Informationen finden sich in der Carnetanleitung .

PROJEKTABSCHLUSS

PROJEKTABSCHLUSS

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit das Projekt als abgeschlossen gilt:

  • Sofern Handkassen beantragt worden sind, sind diese bei der Projektorganisation komplett abzurechnen. Muster Abrechnung
  • Die Projektverwaltung dokumentiert alle Ausgaben des Projektes auf einer sogenannten Haushaltsüberwachungsliste (HÜL). Deren Kontobewegungen sind abschließend vom Studierenden auf ihre Richtigkeit zu kontrollieren. Sofern das Konto überzogen ist, muss der Studierende den Fehlbetrag umgehend einzahlen.
  • Der Studierende stellt sicher, dass keine weiteren Kosten mehr zu erwarten sind.
  • Das Projekt ist im Archiv zu archivieren.
  • Mögliche Fremdrechte müssen geklärt und die entsprechenden Verträge abgeschlossen sein.

Wenn die oben genannten Punkte erfüllt sind, ist die Projektverwaltung per Mail zu benachrichtigen.
Nach Abschluss des Projektes beginnt die 3-jährige Nutzungsphase der KHM. Erst danach gehen die Auswertungsrechte an die Studierenden über.
Projektordnung


VERTRAGSKATALOG

Vertragskatalog

Bitte beachten: Die Vertragsmuster dürfen erst nach Beratung und entsprechender Unterschrift in den dafür vorgesehenen Feldern einer verantwortlichen Person der Projektorganisation verwendet werden.

Diese Erläuterungen und die angegebenen Musterformulare erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit für alle zu regelnden Fälle. Der Verwender sollte je nach Einzelfall prüfen, ob und in welchem Umfang Änderungen, Abweichungen und Ergänzungen von den Formulierungen und Erläuterungen erforderlich sind. Die KHM und von ihr beauftragte Personen übernehmen daher keine Haftung, auch nicht für leichte Fahrlässigkeit. Bei komplizierteren Sachverhalten wird empfohlen, sich durch einen Rechtsanwalt beraten zu lassen.
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